مما لا شكّ فيه أن الإجتماعات هي واقعٌ لا مفرّ منه في قطاع الأعمال، وقد تكون في الكثير من الأحيان روتينية ومملة، خالية من أي عُنصر فُجائي. لتجنّب عنصر الملل أثناء عقدِك اجتماع معيّن، ننصحك بالإطلاع على بعض الأمور الأساسية، للحرص على طرح أفكارك بأفضل طريقةٍ ممكنة، كي تُأخذ على محمل الجد وتترك انطباعاً إيجابياً عند الحضور. فلحسن الحظ هنالك العديد من الطرق التي يمكنك اتباعها خطوة بخطوة، تسهّل عليك عملية إدارة إجتماع ناجح.

-       بداية، عليك الإطلاع على التفاصيل الأولية والتخطيط بدقة للمواضيع التي ستُناقشها خلال الإجتماع. هذا إضافةً إلى تحديد مكان وزمان الإجتماع، والأشخاص المشاركين فيه. إلى ذلك، ننصحك بتجنّب الإجتماعات المزدحمة، وتقليص عدد الحضور. وفي حال لم يكن هناك أي مجال للتهرّب من كافة الموظّفين، حدّد أكثر من إجتماع لأنّ آخر ما تريده هو قاعة مُزدحمة بالموظّفين “المشاغبين”.

-       إذا كان الموظفون على علمٍ مسبق بما تسعى إلى تحقيقه، سيكون أسهل بالنسبة إليهم استيعاب الأفكار التي تطرحها، وبالتالي قول تعليقات “ذكية” خلال الإجتماع. من هذا المنطلق، عليك إطلاع المشاركين في الإجتماع مسبقاً على الأفكار الرئيسية التي ستُعالجها.

-       على الرغم من أنك تريد معالجة العديد من المواضيع خلال الإجتماع لإثبات مهارتك وكفاءتك، ينصحك “كازدار” بالإلتزام بفترة زمنية منطقية ، كي لا يملّ المجتمعون. فمهما كانت الأفكار التي تودّ مناقشتها مهمة، سيفقد الموظفون الإهتمام بما تقوله في حال طال الإجتماع. تذكّر دائماً أنه حتى الموظف الأكثر كفاءةً قد يجد هذا النوع من الإجتماعات مملاًّ.

-       أخيراً، إحرص على بدء اجتماعك في الوقت المحدد، وإضفاء جو ودّي كي لا يتوتّر المشاركون. كما سيكون من الأفضل إذا سمحت لهم بعرض تقاريرهم في بداية الإجتماع، ومن ثم التركيز على المواضيع التي تسعى إلى طرحها. ولا تنسى أن تشكر جميع الحاضرين في نهاية الإجتماع.